Ako nahrávať rozhovor s klientom

Ako hlavný podklad pri písaní článkov často slúži rozhovor. Ako taký rozhovor nahrať? Na to nám pekne poslúži technika, ktorá dnes dosahuje takmer štúdiovú kvalitu aj v najnižších cenových reláciách.

Či už pripravujete nejaký copywriting pre firmu, alebo pre niekoho píšete ako ghostwriter, v jednej chvíli budete asi sedieť tvárou v tvár s klientom a budete ho počúvať. Lenže samotné počúvanie nemusí stačiť.

Ak to povaha témy a dôvernosť informácií dovolia, rozhovor si nahrajte. 

Zvyčajne nahrávame rozhovor, ktorého obsah má byť prerozprávaný písomnou formou. Takže zrejme nepôjde o žiadne tajomstvá. Myslite však na to, že počas rozhovoru sa to môže zmeniť. O tom napíšem viac v závere článku.

Záznam rozhovoru je technicky zdanlivo nenáročná úloha. Najmä, ak sa idete zhovárať s kamarátom. Keby sa niečo nepodarilo, tak ho zavoláte a nahráte to znova. Ak vám ani jednému nevadí strata času, nie je problém. A práve v tejto chvíli jednoduchosť končí. Čas totiž vzácny je. Keď teda idem robiť rozhovor s klientom, nemôžem riskovať, že sa niečo nepodarí. Nemôžem hazardovať jeho časom. Ak by som pri nahrávke spravil chybu, nemôže zákazník znášať dôsledky mojej neschopnosti nahrať to na prvý pokus.

Mimochodom ak sa vám prvá nahrávka nepodarí, veľmi často sa už nikdy nezopakuje. Aj keď klient príde, už to zvyčajne nepovie tak dobre ako na prvý pokus.

Preto je dobré, aby ste mali pred nahrávaním aspoň hmlisté znalosti zo zvukáriny (kam dať mikrofón a prečo práve tam). Plus skúsenosti – vedieť nestačí.

  • Aby ten mikrofón nestál na stolíku do ktorého drgáte nohami. Ak napríklad záznamník nestojí stabilne a jemne sa kýva, môže to v zázname “klopkať”. Môže to úplne zrušiť zrozumiteľnosť niektorých pasáží. Diktafón teda klaďte na mäkkú podložku, napríklad na zloženú vreckovku.
  • Ak klient má vo zvyku gestikulovať rukami a udierať do stola na zvýraznenie niektorých myšlienok, diktafón ani mikrofón nemôžu byť na tom stole postavené.
  • Keby bol mikrofón príliš ďaleko, budete zle počuť. Najlepšie výsledky bývajú, ak diktafón nebude od úst ďalej ako na dosah ruky.
  • Nerobte rozhovor v hlučnom prostredí. Ak ste v kaviarni, kde robia kávu, stroj môže každú chvíľu hlasno syčať. A ste bez zvuku v nahrávke – hoc naživo ste rozumeli.
  • Vyhnite sa väčším a prázdnym sálam ako telocvičňa, zasadačka s hladkými stenami. Ak je v miestnosti silný dozvuk, je nutné nahrávať kravatovým mikrofónom. Ešte lepší je náhlavový, ale to si niektorí ľudia neradi “obliekajú”.
  • Ak môžete, vždy nahrávajte stereo. Stereo pomôže zrozumiteľnosti. V najhoršom budete počúvať na slúchadlá.

Všetky takéto veci sa dajú naučiť najlepšie z praxe. Odporúčam, obetujte nejaký čas a nahrajte si pár desiatok rozhovorov s kamarátmi a známymi. Stačí kúsok a hlavne v rôznych prostrediach. Rýchlo zistíte, ako váš diktafón vlastne nahráva.

Pár skúseností, ako nahrávam rozhovory s klientami

Začnem však od konca – ako ich nenahrávam. Nenahrávam mobilom. Mobil má často kvalitný mikrofón a napríklad iPhone je schopný nahrať na vynikajúcej úrovni. Aj android máva mikrofóny v úplne bezproblémovej kvalite. Prečo ich teda nepoužívam? Pretože už som sa stretol s priveľa problémami.

  • Mobilná aplikácia si z nejakých príčin zmyslí, že prestane nahrávať. Ale nepovie vám to. A ste bez záznamu. Trebárs príde SMS, ktorá prevezme riadenie zvukového systému, aby vydala svoj zvuk”. A už sa to nevráti na záznam.
  • Nevšimnete si, že kapacita úložiska je malá. Alebo aplikácia po aktualizácii začne nahrávať dáta na inú kartu, ako ste plánovali a na nej je málo miesta.
  • Alebo aplikácia nahráva záznam do nekomprimovaného formátu a ten priebežne zmenšuje. Nemusí stačiť predpokladaná kapacita.

Jednoducho ak chcete, skúste nahrávať aj mobilom. Ak nájdete spoľahlivú aplikáciu, výsledok je zvukovo úplne bez problému. Ja však používam radšej zariadenia určené na záznam. A rozhodne nie len jedno!

Odporúčam nahrávať naraz a to rôznymi značkami záznamníkov.

Príklad vybavenia, aké beriem na rozhovory. Mimochodom rovnaké vybavenie používam aj na točenie videí. Tieto záznamníky majú výbornú technickú kvalitu. Vpravo vidíte na mikrofóne protivetrovú ochranu zvanú aj mŕtva myš (DeadMouse). Pre veľké mikrofóny sa to volá mŕtva mačka (DeadCat).

Rôzne značky, samozrejme, nie sú podmienkou. Ale zvyčajne každý výrobca má trocha inak riešené technické vlastnosti. Môže to predchádzať niektorým nečakaným problémom.

  • Mne sa osvedčil rekordér Zoom H2n. Je to veľmi kvalitný záznamník určený aj na hudobnú produkciu. Opatrne by som ho označil za poloprofesionálne zariadenie. Kvalita zvuku je naozaj slušná. (Profesionálny nie je. Po roku používania sa vám rozsype. Je to plastová hračka, v ruke ten plast vŕzga čo počuť aj v zázname. Takže pri nahrávaní sa ním nedá hýbať.)
  • Osvedčil sa mi aj rekordér Zoom H1. To je ešte o kúsok plastovejšia hračka, ale na tieto účely je úplne perfektný – nedržíte to v ruke (to by vŕzhalo a búchalo vo zvuku) –  položíte na stôl, alebo na statív a zázam pripomína štúdiovú kvalitu.
  • Ako sekundárny rekordér používam diktafón, zvyčajne Sony, alebo Olympus. Stačí stredná trieda. Zvuk to síce dáva ako keby ste počúvali záznam z telefónu, ale aj v hlučnom prostredí zostáva zvuk slušne zrozumiteľný. Tieto záznamníky sú totiž určené predovšetkým na záznam hovoreného slova. Hudba z nich nie je použiteľná. Ale na hovorené slovo sú fakt dobré.

Pokiaľ budete rozhovor viesť v kaviarni, alebo inom hlučnom prostredí, použite kravatový mikrofón. Najlepšie miesto na pripnutie je stred pŕs v oblasti srdca. Príliš pri krku je už miesto zvukovo “zatienené” bradou. Mikrofón nechajte v strede. Ak by bol na ľavej strane pri pleci, mali by ste mizernú zrozumiteľnosť všetkých viet, ktoré by vám klient povedal s hlavou smerovanou doprava.

Klopové mikrofóny sa dajú kúpiť zhruba od 5 eur. To sú však hračky. Taký mikrofón máva rôzne problémy. Aj najmenší vánok môže spôsobiť, že zvuk bude poškodený. Drôt často trpí niečím čo sa nazýva mikrofoničnosť – každý pohyb drôtu bude počuť vo zvuku. Potom každý pohyb vášho klienta spôsobí zvukový úder. Preto je lepšie priplatiť si.

Nemusíte kúpiť hneď mikrofón za pár stovák. Prvotriedna kvalita zvuku pri rozumnej cene je pri mikrofónoch Sennheiser. Veľmi dobré sú aj Rode, tí dodávajú aj mikrofóny špeciálne určené pre mobilné telefóny. Pozrite si recenzie a vyberte si. Za pozornosť stoja:

  • Sennheiser ME 2
  • Rode smartLav+
  • Audio-Technica ATR-3350
  • Sony ECMCS3
  • Azden EX-503

Mne sa osvedčili mikrofóny Sennheiser ME 2.

  • Tip: Na Youtube nájdete veľa porovnávacích recenzí týchto a iných mikrofónov. Vidíte kde bol umiestnený a počujete aký má zvuk. V recenzii potom priebežne prepínajú viaceré mikrofóny.
  • Tip: Cez e-bay sa často dajú kúpiť drahé klopové mikrofóny za nízku cenu. Televízie sa toho zbavujú, akonáhle je kábel pokrútený. No mikrofón ešte môže u vás dlho súžiť. V najhoršom kábel opravíte.
  • Upozornenie: Ak vás nalákam na Sennheiser ME 2, tak pred použitím musíte odstrihnúť koncovku a naletovať tam normálny jack. Akcia s letovačkou bez problémov na minútu práce. Akurát treba kúpiť koncovku. Kúpte takú, čo je zalomená. Lepšie vydrží tlak vo vrecku. Zalomenú koncovku ste videli vyššie na obrázku vpravo s mikrofónom na ktorom bola mŕtva myš.

V tejto triede už mikrofón zvyčajne netrpí detskými chorobami. Ak sa klient hýbe, alebo sa nechtiac mikrofónu dotkne, nie je to problém.

Zistite si akú má mikrofón smerovú charakteristiku. Klopové mikrofóny bývajú často s guľovou charakteristikou, to znamená že snímajú zvuk rovnako zo všetkých strán. Ak ale mikrofón má kardioidnú, či akokoľvek inak smerovanú charakteristiku, je nutné nasmerovať ho správne. Mierne smerové mikrofóny síce krajšie izolujú zvuk pozadia od hovoreného slova, ale ak rečník odvráti hlavu, nastane prudký pokles hlasitosti. 

Ak robíte rozhovor v exteriéri, nasaďte na mikrofón protivetrovú ochranu (takzvaná mŕtva myš, také chĺpky… Napríklad Rode vyrába rôzne veľkosti DeadMouse). Pre väčšie mikrofóny a záznamníky sa používa niečo čo sa volá mŕtva mačka (DeadCat).

Tieto “kožušinkové” protiveterné filtre sú podstatne účinnejšie, ako rôzne bežné penové gule. Prípadne si pozrite nejaké videá na Youtube. Taká ochrana sa dá totiž vyrobiť aj podomácky. Stačí ihla, niť a vhodný materiál.

Možno sa ešte pýtate:

Prečo nahrávať dvojmo, alebo dokonca trojmo?

Pre istotu. Nahrávam už riadne cez 30 rokov a za tú dobu už prišli rôzne skúsenosti. Jedna z nich platí stále:

Čím viac na nahrávke záleží, tým menej chcete, aby sa niečo pokazilo. Čím ste ale nervóznejší, tým viac chýb spravíte. Jedna z chýb: opakované kontrolovanie “či to EŠTE nahráva”. Ak si nie ste istí technikou, každú chvíľu budete poškuľovať, či tam blikajú čísielka, či sa nahráva. Ale to nie je dobré. Nesústredíte sa na rozhovor, ruší to aj vášho klienta.

Preto je výhodnejšie jednoducho zapnúť všetko čo máte a pustiť techniku z hlavy.  Plne sa sústreďte na rozhovor. Je lepšie neupriamovať pozornosť klienta na to, že sa nahráva.

Poruchy zariadení dnes už nie sú časté. No pri zázname stále hrozí, že niektorý drót zlyhá. Alebo bude v priestore rušenie a jeden zo záznamníkov zlyhá. O tom za chvíľu. Preto je najlepšie nahrávať viacerými a to rôznymi prístrojmi. (Rôzne modely, alebo značky!)

  1. Klopový mikrofón dá dokonale zrozumiteľný zvuk aj v pomerne hlučnom prostredí. Ak sa záznam vydarí, máte to vyriešené. Zvyšné nahrávky potom môžete zmazať.
  2. Záznam rekordérom Zoom na vstavaný mikrofón je technologicky slušný a ak by bol nejaký problém s nahrávkou číslo 1, zachráni vás. Počúva sa to už horšie – počuť okolitý ruch. Rekordér umiestnite na statív blízko vášho klienta, alebo na stôl pred neho.
  3. Záznam diktafónom. To je posledná poistka, keby všetko ostatné zlyhalo. Dá sa zasunúť do vrecka v jeho obleku (nezabudnúť si ho vypýtať po rozhovore), alebo položiť na stôl.

Zažil som veľa prekvapení, kedy mi druhý záznamník zachránil “zadok”.

Vyskúšajte si najmä, ako váš diktafón zvláda nahrávanie v prípade, že bude položený vedľa mobilného telefónu. Zavolajte na ten mobil.

Pred pár rokmi som používal staršiu verziu Zoomu. Záznam mal veľmi dobrú kvalitu, ale toto zariadenie nezvládalo externý mikrofón. V zázname bol vždy šum. Čo však horšie – ak bol zhruba meter alebo dva metre v blízkosti zariadenia mobilný telefón, tak ste donahrávali.

Mobilný telefón vysiela rôzne informácie aj keď netelefonujete. Niektoré staršie citlivé elektronické obvody ich “počujú”. Tento Zoom bol tak citlivý, že každú chvíľu “kvíkali” v zázname rôzne pazvuky. Spomínam si, že sme nahrávali jednu prednášku. Prvotriedny zvuk záznamu sa asi po piatej minúte stratil. Prednášajúci zapol mobilný internet a ten fungoval ako dokonalá rušička nahrávania. Našťastie som nahrával aj druhým diktafónom, takže záznam sa podaril.

V zvukárine však sú vždy rôzne pasce.

Súhlas s nahrávkou & dôverné info

Keďže nahrávate viacerými zariadeniami, je jasné, že nahrávate. Napriek tomu býva výhodné, ak na úvod záznamu nahráte nejaké prehlásenie v zmysle “tento rozhovor budeme teraz nahrávať a všetci zúčastnení o tom vedia”. Oni väčšinou aj na záznam povedia že áno.

Už sme si povedali, že nahrávame rozhovor, ktorý asi nie je úplne tajný. Veď ide o podklad pre copywriting, alebo ghostwriting. Ale zo skúsenosti viem, že klient občas má tendenciu vysvetliť veci hlbšie. Aby sme pochopili súvislosti, občas povie aj dôvernú informáciu, ktorá by nemala opustiť priestor vo forme nahrávky.

Ak vám klient povie “toto si nechajte pre seba” alebo niečo v tom zmysle, vypnite na chvíľu záznamníky. Myslite na to vy, pretože klient si často neuvedomí, že sa nahráva. 

Alebo ho upozornite, že beží záznam a toto si môžete povedať neskôr. Mám ale skúsenosť, že klient za nejaký čas rozhovoru prestane vnímať, že je na mikrofone… Po skončení záznamu si to uvedomí a môže chcieť aby ste to zmazali radšej celé. (Čo vlastne nie je možné, pretože tie dáta na karte stále sú a dajú sa z nej zas vytiahnuť…) Takže nevytvárajte možný problém do budúcnosti a nedovoľte hovoriť o ničom, čo nie je verejné. Nebojte sa klientovi pripomenúť, že rozhovor sa nahráva, ak by sa pustil do nejakých podrobností, o ktorých tušíte že by normálne nehovoril.

Samozrejme, medzi vami musí byť dôvera. Klient predpokladá, že nahrávku nikdy a nikde nezverejníte. To je samozrejmé. Ale predsa len. Aj tu môžu vzniknúť problémové situácie.

  • Stačí, aby vám diktafón / počítač náhodou niekto ukradol aj s nahrávkou.
  • Stačí aby ste mali počítač poškodený a musí ísť do opravy. V tej chvíli neviete, kto má k dátam prístup.
  • Stačí aby ste dáta z počítača zálohovali na externý disk. Manželka ten disk neskôr požičia kamarátke aby jej tam nahrala nejaké filmy. Jej zvedavý syn môže snoriť čo také tam už je…
  • Alebo záznam počúvate pri športe – z mobilu. Ten mobil stratíte a znova to nemáte pod kontrolou.

Nie, nie je pravdepodobné že by sa niekto prebíjal cudzími dátami. Na to je život prikrátky… Ale profesionálna práca by mala byť v istom bezpečí. Ak teda rozhovor je naozaj dôverný, nakladajte s ním opatrne. To už je ale iná téma.